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使用更快捷的方法為文檔插入目錄
在先前版本的Office中,每次插入目錄時,需要先在一個對話框中進(jìn)行設(shè)置,然后才可以將目錄插入到文檔中。新版Office中操作會簡單很多,它能代替用戶完成其中的大部分工作,這就使得插入目錄的操作變得更容易。操作方法如下:
1.將光標(biāo)定位在要插入目錄的位置。
2.切換到“引用”選項卡,并在“目錄”組中單擊【目錄】按鈕,打開“目錄庫”。
3.“目錄庫”以可視化方式向用戶展示了各種目錄的編排方式和顯示效果,用戶只需選擇其中一個滿意的目錄形式,就可以立即完成目錄的插入操作。
將文檔共享給沒有安裝微軟Office的用戶
微軟Office已經(jīng)能夠支持直接生成PDF文件格式,PDF是一種國際通用的文檔格式,現(xiàn)在已經(jīng)有很多可免費(fèi)下載和使用的PDF文檔閱讀程序(如Foxit PDF Reader)。要將Word 2007文檔以絲毫不變的風(fēng)格發(fā)送給那些沒有安裝Microsoft Office程序的用戶瀏覽,只要將該文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件格式進(jìn)行保存將是一個不錯的選擇。操作方法如下:
1.在Word中打開要發(fā)布的文檔。
2.在Word 2007主窗口的左上角,單擊【Office按鈕】,然后從下拉菜單中執(zhí)行【另存為】——>【PDF或XPS】命令,打開“發(fā)布為PDF或XPS”對話框。
3.為新的PDF文件指定保存路徑和文件名,并單擊【發(fā)布】按鈕,即可完成從Word文檔到PDF文檔的轉(zhuǎn)換操作。
快速訪問自己最常用的功能
Office2007已經(jīng)通過“功能區(qū)”這種全新的用戶界面組織方式,將先前深埋于菜單中的功能上浮至各個選項卡中。同時,Word 2007也為用戶提供了一種構(gòu)造個性化工具箱的機(jī)會,你可以將自己最常用的功能添加到工具箱中,以便一次單擊即可執(zhí)行想要的命令,這個工具箱就是“快速訪問工具欄”。操作方法如下:
1.回想一下,當(dāng)自己在平時打開和編輯某個文檔時,哪些功能是最常用而且需要超過一次單擊操作才能使用到的?通過在“功能區(qū)”中切換選項卡或者瀏覽“Office按鈕”菜單,找到這個功能。
2.在該功能上單擊鼠標(biāo)右鍵,并從快捷菜單中執(zhí)行【添加到快速訪問工具欄】命令,該功能就會出現(xiàn)在“快速訪問工具欄”中。
3.要是覺得“快速訪問工具欄”的默認(rèn)位置每次點(diǎn)擊不大方便,可以右鍵單擊它,并從快捷菜單中執(zhí)行【在功能區(qū)下方顯示快速訪問工具欄】命令。這樣,“快速訪問工具欄”就會自動顯示在“功能區(qū)”下方的位置。
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